Caso de éxito · Responsable de Productividad y Sistema Operativo
"Las cosas con calma y paso a paso es como se consolidan los cambios."
+11%
de mejora en el reporte en el primer trimestre, sostenido en abril
+10%
de mejora en resolución de tareas en el mismo periodo
90 días
para implantar el rol, los procesos y el sistema operativo adaptado a Ambau
Lo cuenta Elena
El punto de partida
Ambau Finanzas no llegó a Método Consolida desde cero. Era un despacho que ya había avanzado en muchos aspectos: tenía metodología, tenía métricas, tenía un sistema implantado. Pero llega un punto en que las empresas crecen y el CEO ya no puede sostenerlo todo.
La necesidad que identificó Íñigo, CEO de Ambau, era concreta: alguien que fuera su mano derecha en la parte organizativa. Una persona que optimizara procesos, cohesionara departamentos, acompañara al equipo en el día a día y mantuviera vivo el sistema que ya existía sobre el papel.
"Ambau ya tenía un recorrido de haber avanzado en muchos aspectos. Pero llega un punto en que las empresas crecen y hace falta ayuda."
La figura que planteó Método Consolida fue la del Responsable de Productividad y Sistema Operativo (RPSO). Es la versión que Método Consolida ha adaptado al sector de los despachos a partir del clásico Responsable de Operaciones (el RDO que ya existe en otras industrias): mismo propósito de fondo, sostener el sistema y conseguir que el equipo funcione sin depender del gerente, pero ajustado a cómo trabaja de verdad un despacho profesional. Y participaron también en el proceso de selección para ayudar a encontrar al perfil adecuado, incluso en la entrevista final.
El perfil
Elena tiene más de 20 años de trayectoria: administración en sectores distintos, gestión de equipos comerciales, administración de fincas y gestión diaria de conflictos entre personas. Sabe leer entornos, adaptarse, gestionar muchos frentes a la vez. Lo que no tenía era experiencia en el mundo de los despachos profesionales.
Cuando le hablaron del puesto, lo primero que hizo fue buscarlo en internet. Lo que encontró no le tranquilizó del todo.
"Lo que encontré me generó un poco de inquietud, porque eran perfiles bastante duros, muy orientados a reorganizar rentabilidades. Y se repetía mucho la frase de 'la persona que viene a dar con el látigo'. Eso no iba conmigo en absoluto."
Pero la realidad del rol en Ambau era otra. Y la formación de Método Consolida fue lo que le permitió entenderlo desde el principio. La postura es clara: no es necesario venir del sector para asumir este rol. Lo que hace falta es otra cosa.
El plan 30-60-90
El programa de implantación del RPSO no es un manual estándar que se aplica igual en todos los sitios. El plan 30-60-90 días se adapta a cada empresa: su cultura, su equipo, sus procesos, sus bloqueos concretos.
Para Elena, las primeras semanas fueron un reto de múltiples frentes simultáneos: el ERP, la metodología, los compañeros, la dinámica interna. Y además, la ciudad misma, porque Elena no vivía en Bilbao.
"No sabía por dónde me daba el aire. La formación me vino genial porque fui de vuestra mano siguiendo el camino. No había un manual que te dijese qué tenías que hacer primero."
Lo que sí había era acompañamiento. Y una forma distinta de entender el rol: el RPSO no tiene que ser experto en nada técnico. Tiene que entender todo lo suficiente para hacer las preguntas correctas.
"El rol exige que entiendas todo, pero sin ser experto en nada. No tienes que saber más que el técnico, pero sí tener contexto en todo. Eso es lo que te permite tirar del hilo cuando algo no funciona."
Ese cambio de chip, entender que puedes ayudar a un departamento de Laboral sin saber hacer una nómina pasando tiempo con ellos, escuchando y haciendo las preguntas correctas, es el que marca la diferencia en los primeros 30 días.
Lo que se construyó
Elena es directa cuando resume lo que se consiguió: ella no creó el sistema. El método ya existía, ya estaba implantado en Ambau. Su trabajo fue consolidarlo: hacer que funcionase día a día, que no fuese solo una cosa sobre el papel.
Los resultados concretos del primer trimestre:
"No son cifras enormes, pero son reales y sostenidas. Y eso es lo importante."
La gestión del cambio
Implantar un sistema de métricas y rutinas en un equipo que no estaba acostumbrado genera resistencia. Es previsible, y hay que gestionarlo. Una de las tareas más delicadas del RPSO en Ambau fue conseguir que el equipo no viviera el método como una fiscalización de su tiempo.
"Hay que gestionarlo con calma, sin que parezca un control sobre lo que se está haciendo. Que vean el objetivo: mejorar. Tanto cada uno en su puesto como la empresa en conjunto."
Y aquí aparece lo que Elena identifica como el elemento que más le ha ayudado a encajar en el rol: no paralizarse ante las resistencias. Entenderlas como parte del trabajo, no como un fracaso.
"Te vas a encontrar siempre con resistencias. Personas que son reacias al cambio, que no lo entienden, situaciones donde tienes que mediar entre departamentos. Eso no me ha paralizado. Y creo que eso se nota, y genera confianza en los equipos."
La confianza no se declara. Se construye siendo consistente, estando presente, y siendo capaz de leer a cada persona de forma diferente: el técnico, el responsable de área, el CEO.
Lo que viene
El plan 30-60-90 días ha terminado. Pero Ambau no se detiene. El siguiente trimestre tiene sobre la mesa algunas de las piezas más complejas: el contrato de asesoría, los protocolos de registro de jornada, y la automatización de procesos, que ya está en marcha.
"Este trimestre que viene va a ser el de más carga de transformación en Ambau. Pero son cosas que vienen y que ya se están gestando."
La base está puesta. El sistema funciona. Hay una persona que lo sostiene, que entiende la empresa, que ya sabe hacer las preguntas correctas. Y el CEO tiene lo que buscaba: una mano derecha que no le necesita para cada decisión operativa.
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