Podemos imaginar que si estás leyendo este artículo es porque necesitas tener un control más exhaustivo sobre los saldos de clientes porque has tenido algún problema, o porque estás arrancando un negocio y quieres saber si cómo llevar los clientes a nivel contable y si esto te aportará algo más que una simple cifra.
Algo que muchas empresas desconocen es que la contabilidad es una herramienta genial para llevar la gestión de tu empresa. No nos referimos al control contable obligatorio por normativa para personas jurídicas, sino a utilizar la contabilidad como una herramienta de análisis del negocio.
En este artículo vamos a darte algunos consejos para que puedas poner en marcha un sistema de gestión a través de la contabilidad, bien para ti, o bien para tus clientes si eres una asesoría fiscal y contable.
Te recomendamos que además de un sistema contable adecuado utilices un CRM (software de gestión de clientes) porque el control de los mismos no puede quedarse únicamente en la facturas y en sus pagos, debemos ir mucho más allá; Tratamos este asunto en profundidad en este artículo: CRM para asesorías: comparativa, precios y causas de fracaso
El objetivo del control contable de clientes
Por norma general, la contabilidad siempre se ha entendido como un acompañante que era impuesto por ley y de la cual los CEOs y gerentes no querían saber nada, más que los resultados ofrecidos por la misma.
Una contabilidad bien llevada, y sin complejidad de elaboración, nos puede decir, además de toda la parte financiera; cuánto ingresamos y gastamos por línea de negocio, (y sin necesidad de hacerla por centro de costes), cuánto debemos o nos deben cada cliente y proveedor, y cientos de cosas más.
Todo esto con una sencillísima configuración que podemos realizar nosotros o pedirle a nuestra asesoría fiscal, en la que desglosemos por subcuenta contable cada partida analítica que queramos medir, por ejemplo:
- Si queremos controlar cuánto ingresamos por producto, crearíamos los desgloses de la cuenta contable de ventas (700) para cada uno de ellos; 700.1 – Ingresos Producto A, 700.2 – Ingresos Producto B. Si queremos medir
- Si queremos controlar cuánto gastamos en cada una de las oficinas en personal podemos crear desglose en la cuenta de gastos de personal (640). 640.1 – Gastos personal oficina A, 640.2 – Gastos personal oficina B.
¿Fácil, verdad? Pues no es tan comúnmente utilizado cómo se debería, y puede sustituir a un sistema de centro de costes, costoso de implementar para las pequeñas empresas, sin perder la calidad de la información que te aporta.
En los clientes, por norma general, sí encontrarás en cualquier plan contable una cuenta para cada uno de ellos. No obstante, es muy importante que revisemos y conciliemos estas cuentas de forma constante, ya que puede que por desajustes contables u otra causas estas cuentas no estén reflejando la realidad. Estas cuentas acumulan los movimientos de saldo de la deuda de los clientes con nuestra empresa.
Controlar cuánto nos deben los clientes es tan sencillo como llevar estas cuentas contables al día, y no habría necesidad de apoyarse en softwares de gestión.
Clientes: ¿activo o pasivo?
Como indicamos anteriormente, estas cuentas reflejan la deuda que tiene un cliente con nosotros. Es decir, cuanto emitimos una factura a un cliente, el total de la misma (Base + IVA) va a esta cuenta contable, apareciendo la misma dicho importe. Cuando este nos la abone, esta deuda disminuirá y el saldo de esta cuenta quedará a 0 nuevamente.
Es por esto que las cuentas de clientes son Activos (Recordamos para no contables; Bienes y derechos que tiene nuestra empresa), porque son derechos que tenemos frente a un tercero.
Puedes pensar; ¿Pero cuando la cobro desaparece este derecho y por tanto disminuye mi Activo? Sí, efectivamente, si doy de baja el saldo de un cliente disminuye mi Activo, pero por la magia de la partida doble, este movimiento debe llevar asociado inevitablemente otro de signo contrario, y normalmente es porque habremos cobrado dicha deuda, incrementándose así nuestro saldo en tesorería (Bancos, caja, otros derechos como pagarés, etc.) que es un Activo también, en este caso, un bien (y el bien más preciado en la pyme, el dinero disponible)
Ubicación de los clientes en el balance de situación
El Balance de Situación es junto con la Cuenta de Pérdidas y Ganancias la Cuenta Anual por excelencia, injustamente menos utilizada que la segunda, pero por un motivo sencillo, el balance no se suele llevar tan al día como se debería, y muchas veces por desconocimiento de la utilidad del mismo.
El Balance de Situación se divide en dos partes:
- Activo; Ya lo hemos dicho anteriormente, bienes y derechos que tiene una empresa
- Patrimonio neto y Pasivo
- Pasivo: Las obligaciones y deudas que tiene la Sociedad.
- El Patrimonio Neto es la riqueza de la Sociedad: Lo que tiene (Activo) menos lo que debe (Pasivo), de toda la vida.
Esta es la definición contable del Balance de Situación, sin embargo, es más práctica la definición Financiera del mismo:
- Activo: En qué está invertido el dinero de la sociedad
- Patrimonio neto y Pasivo: Quién financia el dinero invertido.
- Patrimonio neto: La parte del Activo que financian los socios, bien por aportaciones o por reinversiones de ganancias.
- Pasivo: La parte del Activo que está financiada por terceros.
Con esta segunda definición es más fácil entender el balance y su utilidad.
Diferenciación de Activo y Pasivo, Corriente y No corriente
Dentro de las partidas de Activo y Pasivo, encontramos la diferenciación entre el tiempo que tardará en vencer cada uno de los bienes, derechos y obligaciones, lo que se conoce como Corriente o No corriente.
- Activo y Pasivo No Corriente. Bienes y derechos u obligaciones que se tendrán que liquidar en un plazo superior a un año.
- Ejemplos de Activo No Corriente: Inmuebles y vehículos en propiedad, licencias de software vitalicias, patentes adquiridas, etc.
- Ejemplos de Pasivo No Corriente: La parte de los préstamos bancarios con devolución superior a 1 año.
- Activo y Pasivo Corriente: Bienes y derechos u obligaciones que se tendrán que liquidar en el plazo inferior a un año.
- Ejemplos de Activos Corrientes: Tesorería, deudas de clientes, existencias en stock.
- Ejemplos de Pasivos Corrientes: Deudas con proveedores, pólizas de crédito, la parte del préstamo bancario que se tiene que devolver en ese año.
Como hemos mencionado, las cuentas de cliente aparecerán en el Activo Corriente, pues (en teoría) va a ejercer en menos de un año (lo cobraremos antes de este período, esperamos).
Una vez entendido todo esto, podemos entender por qué el que los clientes no paguen las facturas es negativo para la empresa, y es que si hemos dicho que en el Activo está invertido el dinero de la sociedad, y los clientes se recogen ahí, significa que parte del dinero que hemos invertido en la empresa lo tienen ellos y lo están utilizando para financiarse.
Cuenta a la que pertenecen los clientes
La cuenta contable en la que se registran los movimientos con clientes es la 430. Recogida en el Plan General Contable de 2008 (el vigente) en el grupo 4: Acreedores y Deudores.
Este es el desglose 3 contable genérico obligatorio, lo que significa que todos los clientes tendrán una cuenta contable que empiece con estos 3 dígitos.
Sin embargo, nosotros debemos asegurarnos que cada uno de nuestros clientes tenga una cuenta contable independiente, siendo 430.1, cliente A, 430.2, Cliente B (Apunte para no contables: el “.” sustituye tantos ceros como falten hasta completar la cantidad de dígitos del Plan de Cuentas de cada sociedad”)
Si no lo hacemos, será muy difícil controlar los saldos de clientes y por tanto las deudas que tienen con nosotros a través de la contabilidad.
Ejemplos y recomendaciones para el control contable de clientes
Aunque hemos dicho que todos los clientes deberían tener su propia cuenta contable independiente, hay excepciones aconsejables. Por ejemplo: Si facturas mediante tickets o facturas simplificadas, no tiene sentido este sistema porque no tendrás los datos completos del cliente, y tampoco tendría utilidad porque facturarías y cobrarías en el mismo momento, por tanto no tendría sentido controlar la deuda con el mismo.
Sin embargo, en este caso, sí es recomendable crear subcuentas de cliente genéricas en función de diferentes aspectos que puedan darse, como por ejemplo: 430.1: “Clientes efectivo”, 430.2: “Clientes TPV o Tarjeta”, etc. Esto ayudará mucho a la hora de realizar la conciliación, que en estas cuentas genéricas puede ser un auténtico calvario (los asesores saben a lo que nos referimos).
